編按：Email電子信箱總是塞滿各式郵件，卻常常漏看或找不到重要信件？電子信箱失控可能帶來4大負面影響。其實，整理電子信箱就像整理居家空間一樣，需要斷捨離與持續維護。一想到要花時間刪除多年累積的無用郵件就覺得頭痛嗎？本文教你5大方法，從源頭管理、批次大量刪除，到建立良好的使用習慣，幫助你重新找回效率與清爽的收件匣。
我又被Google警告儲存空間不足，需要購買更多空間。雖然看來不算貴，但我沒有接受，增加儲存空間並不能解決問題，因為我Gmail信箱有高達6萬多封信，我的「最新快訊」竟然遠自2012年。
我絕對不是唯一一個為Email苦惱的人。根據電子郵件管理平台統計，2024年個人和企業每天發送3,610億封電子郵件，平均每個上班族每天會收到121封Email。
好消息是，原來早就有許多方法幫忙整理信箱。（相關閱讀：常忘記密碼怎麼辦？Google、iPhone等3方法管理帳密）
Email電子信箱失控 4大負面影響
首先，看看Email失控造成的4大影響：
1. 錯過重要訊息
2. 加劇壓力和焦慮
3. 產生額外費用
4. 生產力、效率下降
看過一輪資料後發現，整理數位環境，和實體空間並無二致。幾乎就是將Email整理分類後刪除不要的，善用標籤建立整理系統、設限進入的郵件，以及保持習慣。
Email信箱如何整理？5方法斷捨離與維護
但一開始，我先得解決一直亮燈警告儲存空間不足，先讓巨量的無用郵件消失。
方法1. 取消訂閱
英文俗諺說，「想要清潔華麗的街道，就要阻止雪花掉落，」例如我好不容易才刪掉200封信，怎麼不一會兒功夫就多了50多封信，不管你因為什麼原因，留下了你的Email，問問自己，這些郵件、電子報重要嗎？如果答案是否，請無情地取消訂閱。
方法2. 善用「篩選器」
在Gmail最右方，有個「顯示搜尋選項」的圖示，按下之後，選擇你需要的條件，比較常用的如：
- 一年以前「older_than:1y」（數字可自行更動）
- 社群媒體「category:social」
- 廣告信「category:promotions」
- 未讀郵件「is:unread」等
之後再選擇郵件上的方框，再點「全選」，再按長得像垃圾桶的「刪除」圖示，就能一次刪除電腦頁面上的50則Email。
以上指令也可以加以組合，例如日本網友Kazuho Oku發現，「is:unread category:promotions older_than:1y」，就能找到一年以上未讀的廣告郵件，一年以上的廣告信也不需再讀；我也依此邏輯「is:unread category:updates older_than:1y」找到一年以上的最新快訊，並予以刪除。
方法3. 刪除大量廣告信、社群通知
但一次刪除50封對我來說，還是杯水車薪，畢竟我可是有6萬多封信。
我又找到另一個刪除大量廣告信的方法。先點選左側方框按下「全選」之後，上方橫槓會出現「促銷內容」、「社群網路」、「最新快訊」、「論壇」4類，點選「促銷內容全部○○個會話群組」（我是2萬多個，再度認罪），再按上方垃圾桶的刪除圖示，之後會出現「確認大量操作」，只要按下「確定」，就能刪除批量的郵件。
同理也可以刪除大量的「社群通知」、「最新快訊」，「全選」→「選取社群網路中全部會話群組」，再按「刪除」，「確認大量操作」，按下「確定」。
方法4. 採一次接觸原則維護信箱
10秒鐘一次接觸原則不僅適用於居家，更適合工作。一收到信件，盡可能立即回覆、歸檔或刪除，立即採取行動，不要等到成為另一項讓你頭痛的工作。
方法5. 建立資料夾和標籤
建立資料夾和標籤可以將龐大的Email分類管理，例如你可以為客戶、專案、個人建立資料夾。也可以為重要郵件建立如「緊急」或「待辦事項」的標籤，就無需翻閱數百封郵件即可找到所需郵件。（相關閱讀：總是找不到重要訊息？LINE聊天室實用技巧教學：釘選、我的最愛，設定公告訊息）
雖然收信是上班族工作的一部分，善用小技巧，避免郵件超載，整齊、清爽的感覺，不僅可以出現在你家，也能在你的數位生活。
（本文摘自黃惠如著，《慢捨離：放慢整理的節奏，100件清單跟著丟，不急不躁不復亂，還你清爽富足的人生》，天下雜誌出版）
