文／鄭金慶淑 圖／Shutterstock
編按：40歲才加強學英文，50歲隻身前往美國Google總部擔任全球國際媒體公關部門總監的鄭金慶淑（Lois Kim），每天要與世界不同時區的人工作，卻又能每年固定休假去爬山與做志工，她分享自己的時間管理法，把24小時過得跟48小時一樣，創造奇蹟的日常。
時間對每個人都很公平，無論是富人、窮人、工作認真的人、閒閒沒事的人、老人或學生，每個人一天都只有24小時。時間真的很公平，都一樣「不夠用」。
如果因為時間不夠用，以致於被迫放棄許多事情，到最後只會剩下為了餬口而工作的疲憊感和空虛感而已。這樣的狀況持續下去，以短期而言，雖然看似只是暫時無法做某些事；但從長遠來看，不只是工作，就連日常生活，甚至是整個人生都會陷入愁雲慘霧。
當我們不再被時間追著跑，能夠多花一些時間在自己身上，成就感和幸福感也會跟著提升，因此我們會想盡各種辦法，把時間切割得很零碎，盡可能地去完成我們想做的事。
我其實也是分秒必爭地在過日子，因為想在理想的時間，用理想的狀態，做自己想做的事。
事實上，來到美國後，由於要和世界各地不同時區的人工作，我的時間管理必須做得更精準，不然工作根本做不完。就連同事都忍不住虧我：「你是不是有分身在幫你工作？」可想而知我的工作量有多龐大。再加上我已年屆54歲，就算可以活到100歲，往後的日子也剩不多了（嗚嗚），因此更珍惜眼前的一分一秒。
那麼，該如何管理寶貴的時間呢？通常我們會規定自己在一定的時間內，完成預計要做完的事。很像小時候每到寒暑假時，我們會滿懷期待地製作生活規劃表，耗費許多心力，用圓規和尺畫出工整的規劃表並著色。但畫完密密麻麻的規劃表後，那天反而會因為太累什麼也不想做。結果到最後，整個假期什麼也沒做，就這樣結束了。
不只小時候，就連長大後出社會工作也是如此。我們總是制定做不到的計畫，被計畫追著跑。如果想要兼顧工作、育兒、學習、興趣和美好的假期，不想錯過任何一項，就必須先規劃好方向。接下來，我會告訴大家如何成為時間的主人，把24小時過得跟48小時一樣，這套方法又稱為「創造奇蹟的日常」。
原則 1. 善用早晨的時間
創造奇蹟的日常第 1 項原則是：善用早晨時間（沒錯，大家總是掛在嘴邊說希望自己能早起，或許是時候可以試試看）。
早上醒來睜開眼睛後，應該盡快起床，不要賴床。如果每天遲到3分鐘、5分鐘像是家常便飯的人，不妨回想一下早上醒來的第一件事是做什麼？很有可能是躺在床上漫無目的地滑手機。對於上班族而言，早晨是能發揮最大效益的黃金時間，盡可能好好把握，不要浪費早上的這段時間。
早起多出來的時間，要如何運用完全操之在己。無論是運動、冥想、閱讀、學英文，早晨是只屬於自己的時間。
起初，我一早起床忙著帶孩子上學，但擔心自己上班會遲到，總是用不耐煩的聲音催促孩子。不只身體疲憊，精神上的耗損也很大。明明應該是要充滿活力的早晨，全部的精力卻都耗費在負面事物上。
於是，我索性放棄早上帶孩子上學這件事（當然也是因為婆婆幫忙帶小孩才辦得到）。在孩子熟睡的臉龐上印上一吻後，我躡手躡腳地換上運動服出門運動。
不過，我會盡量早點下班，晚上回家後幫孩子看作業，陪孩子一起玩，花時間陪伴孩子。對職業婦女來說，能擁有早晨這段只屬於自己的時間，是相當重要的。（我明白這有多難！）（相關閱讀：70歲創業、天天5點起床晨跑！廣告女王莊淑芬：活得比實際年齡年輕20歲，怎麼辦到？）
原則 2. 活在當下，百分百專注
創造奇蹟的日常第2項原則是：活在當下（Be Present），百分百專注在當下正在做的事。
對忙碌的現代人而言，同時處理多項工作，被視為是21世紀人類必須具備的能力，也是成功的關鍵之一。然而，就像在用餐時進行視訊會議、開會時又與旁人聊天或閱讀信件，在同時間內處理許多事務，就無法完全專注在自己正在做的事情上。在開會時心不在焉地滑手機，事後壓根不記得會議中討論的事項，只好重新翻找會議資料，這種事情屢見不鮮。
腦科學家一再表示，我們的大腦其實並不適合同時進行多項任務，甚至也有專家指出，人類根本沒有所謂的多工處理能力。如果沒有專注在目前正在做的事，大腦很容易忘記，就必須再重新翻找相關資料。同樣的事情不要花2倍的心力處理，不必提前擔心下一階段要做的工作，就算擔心也於事無補，反而降低目前的工作效率。
原則 3. 用時程表取代待辦清單
創造奇蹟的日常第3項原則是：用時程表取代待辦清單。
根據調查結果，上班族寫在待辦清單上面的事項，其中有41％根本就做不完，必須延到第2天。如果要處理的事情很多，卻不知道該從何著手時，應該做的不是建立待辦清單，而是製作時程表。把每天要做的工作和預計耗費的時間，全都寫在時程表上，就連5分鐘短暫的通話也寫上去。
如果不把每件工作需要耗費的時間寫上去，只是寫上要做的工作，只會讓事情越積越多，工作的優先順序被打亂。明明是重要的事情，卻因為不想做，就一直拖著沒做，到最後沒有足夠的時間處理，讓你陷入困境。
反之，當你開始養成編排每日時程表的習慣後，因為知道自己在那段時間內必須完成某項工作，反而會更專注處理。
而且當你知道有時間限制時，工作的切換速度會更快，更能有效運用時間。一旦時程表上寫著6點下班回家，吃完晚餐後8點運動，就不會推拖，而是會心想：「得趁還來得及先趕快弄完！」立刻起身去做。
越是練習讓自己在固定的時間內把工作做完，切換工作的能力也會提升。若是在時間內未能完成某項任務，可以調整時程表重新安排時間，然後盡快切換到下一個任務，確保計畫順利進行。
藉由規劃時程表，你可以更精準掌握時間，並在處理完一個任務後迅速轉移到下一個任務，像是「開完會後再來處理這件事」，讓工作更有效率。
提醒！工作與生活的平衡，其實是充電和放電的和諧
在討論「創造奇蹟的日常」下一項原則之前，我們首先要先了解一個重要的概念，那就是關於「工作與生活平衡」的定義。人們通常會認為「準時下班」就是所謂的工作與生活平衡。然而，我們從自身經驗得知，人類不是機器，很難明確的把工作與生活切割開來，像是每天工作8小時、休息8小時，一週工作5天、休息2天等。
事實上，要區分工作和生活本身就是件困難的事。例如：為了職涯發展去上的自我成長課程，是屬於工作呢？還是生活？與業界人士交流呢？攻讀研究所或參加研討會進修呢？這些顯然是為了將來的職涯發展，但同時也是自我充電的時間，讓自己更加成長。
工作和生活的界限是如此難以區分，如果非得要一分為二，我會分成「充電的事」和「放電的事」──確切地說，是以「產生能量」和「消耗能量」作為區分。
我們在工作時，主要是消耗能量。不僅是身體上的耗能，也會「消耗」過往所學的知識和經驗；而下班後回到家，和家人相處、從事休閒活動、筋疲力竭地躺在床上休息，則是讓耗盡的能量重新「產生能量」。我們的生活就是像這樣不斷地消耗能量，又重新產生能量的過程。
在充電和放電之間，該如何取得平衡呢？「平衡」意味著維持不傾斜或偏向任何一邊的狀態，就像來回調節天秤兩端的砝碼重量達到的「平衡狀態」，其實只存在於一瞬間而已。換句話說，平衡很容易被破壞。
因此，我在解釋「工作與生活平衡」時，比起「平衡」，我更喜歡「和諧」的說法。也就是說，我認為保持工作與生活平衡，是讓自己在產生能量的事物和消耗能量的事物中，找出屬於自己的和諧狀態。（相關閱讀：每天要「刻意」留時間給自己與家人！管理學大師韓第：你是誰，比你做什麼更重要）
原則 4. 以一年為單位做計畫
接著，讓我們回到創造奇蹟的日常第4項原則：不要以一天或一週的單位切割工作與休息的時間，最少以一年為單位設定計畫。
如果將每天的行程機械化地分成工作時間和休息時間，當碰到重大專案或公司旺季難以準時下班時，就很容易失去平衡。如果一時間負責的工作量變重，即使手刀下班，回到家後也很難真正完全脫離工作。雖然人在家中，心裡仍掛念著工作，無法充分獲得休息。若是以一年為單位，分成需要專注在工作的時間和休息時間，就能更有效運用時間。
先制定年度計劃，再按當天行程安排工作的好處，在於可以讓自己不會因為太忙錯過重要事情而感到內疚。例如：一年當中，我最想保有的時間就是年末假期。先規劃好讓自己充電的年末假期，辛苦工作一整年，就是為了完成這項計畫。如果因為盲目工作，甚至錯過休假，到最後會萌生「我到底是為何而活？」的念頭，很快就會失去動力。（相關閱讀：每年一趟自己的旅行、在忙碌工作中享樂 承億酒店總經理戴淑玲：女人別對得起全世界，卻對不起自己）
原則 5. 以長遠的角度分階段看人生
創造奇蹟的日常最後一項原則，是以長遠的角度看人生。
你想要擁有什麼樣的人生？以5年為單位，描繪出自己的人生願景。例如：當你有比較多時間投注在自己身上時，可以投入學習或興趣，培養各種經驗和人脈。
當有了另一半並共組家庭後，可以多花一些時間適應家中的新成員，重新找到自己的定位。當孩子長大後，有比較多時間可以自由運用時，則可以重新把重心擺回工作上。
當你像這樣按照人生重大階段，安排自己投注的時間和心力，即使陷入「我現在走的路是對的嗎」的迷惘，或擔心自己「會不會起步比別人晚」，也很快就能屏除焦躁和不安，重拾內心的平靜。
所有原則的目的，最終是為了讓我們完成所有我們想做的事。時而快，時而慢，不妨依照自己的步調，繼續走自己正在走的路，打造一套屬於自己的原則吧！讓24小時變成48小時的魔法，其實是一份珍貴的禮物，送給懂得描繪人生願景，充實並珍惜度過每一天的人們。
（本文摘自鄭金慶淑著，《Google公關總監的職場慢爬成功學：四十歲學英文、五十歲前進矽谷，突破限制，打造不倦怠的人生動力》，采實文化出版）
