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別把行事曆塞滿!專家:每週留1天給自己,花時間做「價業」而非作業
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別把行事曆塞滿!專家:每週留1天給自己,花時間做「價業」而非作業

行事曆留白,生活才有餘裕。

文/理央周 圖片來源/Shutterstock

編按:想做的事很多,但時間有限怎麼辦?日本商戰顧問理央周提醒,想讓時間發揮最大效益,應該避免滿足於把行事曆全部填滿;相反的,每週保留一天「給自己的時間」,用來從事需要思考、規劃的作業,才是聰明運用時間的方式。寫待辦清單也有助於完成夢想,但這樣還不夠,專家提醒,待辦清單旁邊,加上2個重點,更容易掌握時間。

怎麼輕鬆管理時間?3個要點,讓時間發揮最大價值

1. 每週保留一天給自己,從事需要思考的策略工作

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」(會帶來價值的工作),只要確認行事曆便可得知。行事曆被預定塞滿的人可得注意。

工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間,但行事曆塞滿的人很可能排不出空檔。請注意,不能滿足於「塞滿行事曆」。

能創造新價值的工作,並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。

比方說,我在擬定客戶下一期行銷策略,或我新書的主題時,需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中,就必須集中精神,絕不會外出辦事。不過,如果行事曆充滿了與客戶的預定行程,或是與出版社的商洽,就沒有時間創造有價值的工作。

盡量每週留兩天,至少也得每週一天的空檔,才能確保自己專注於「價業」的時間,而不是只被「作業」追著跑。

不只當日的行程,養成習慣檢視一星期、一個月的行事曆也是非常重要的事。一次檢視一個月,問自己「是否排得太滿?」這個確認習慣至關重要。另外,到了週末或月底,也可以再次檢視下一週(下個月)的行程,如此一來能及早並有效發現哪些行程忘了,或哪些行程重複了,可謂一舉兩得。

如果想要有完全沒有行程、能靜下心來面對「價業」的一天,必然是將行程集中在某些有安排的日子裡。

比方說,假如客戶希望調整會議的預定日,那通常會有幾個時段能選擇。這時不應挑選沒有排行程的日子,而應該排在原本就有計畫的日子裡的其他時段。

行事曆上的空檔盡量不排行程,更能抽出時間經營「價業」。

假如你總是以「與別人」的行程為優先,而時常忘了留給自己靜下心思考,或創造價值的時間,那就安排「與自己」的行程。

像我會在行事曆上寫下「思考行銷策略」、「擬定下一本書的企畫」等,安排與自己的計畫。只要在行事曆排定這些時間,就能防止之後插入預定。排定之後,除非情況萬不得已,否則不要改動已經排定的行程。

定期確認每一天的預定,確保從事自己「價業」的時間吧。

2. 待辦事項清單需註明「截止期限」和「所需時間」

「這件工作要花多少時間才能完成?」

「今天幾點可以結束工作?」

面對這些問題,低效工作者會含糊回答:「這個……要動手做才知道。」相對地,高效工作者則會明確回答:「十號中午前可以讓您過目。」「今天晚上6點就能離開公司。」

之所以有此差異,理由之一在於待辦事項清單的寫法。

高效工作者工作時不會拖拖拉拉。他會估計每一項作業所需要的時間。就像是沒有預算就無法實行計畫,而不知道所需時間的話就無法有效率地工作。

工作時必須確實記下待辦事項清單。不過,只寫了「應辦事項」的清單並不完整。

首先,清楚寫下「須做到何時」的期限是重點。沒有截止日期的工作總是會被一再擱置,這就是人性。

假如有期限不明,遲遲未有進展的工作,不如先與該工作相關人員安排會面。知道了期限,工作才會有優先順序,也才能推動之前未有進展的計畫。

此外,高效工作者會在清單上估計所需時間。例如寫出「10號截止,資料最後確認(30分鐘)」。如此一來,就能掌握時間的運用方式,最後再分析與預期有差異的原因,並於下一次活用,妥善控管時間與工作。

待辦清單可以數位管理,也可以傳統(手寫)管理,只要適合自己哪一種都可以。

為了重複確認行程是否有遺漏,數位、傳統並用也是個方法。

職場上總是會碰到突然的客户問題、主管交辦事項等「突發工作」。沒有習慣估算「所需工作時間」的人,一旦插入這些意料之外的工作,馬上就會在「時間管理」上出現破綻,結果加班到深夜,假日也得上班,甚至必須把工作帶回家。

高效工作者每一天擬定行程時,會預留1小時的預備時間,以便能對應這些突發工作。他的想法不是「只要一切順利就可以來得及」,而是「就算出問題我也來得及」。

想要如此確保預留的時間,請確實估算每一項待辦事項的所需時間。

工作速度的差異也會呈現在待辦清單上。不只是「期限」,「所需時間」也要寫明。藉此確保預留時間,便有餘裕能夠處理突發工作。

3. 優先處理「不喜歡但必須做」的待辦事項

待辦清單寫好之後,還要安排優先順序,決定每項工作的順位,以及何時開始。

在我還是公司職員時,我試著觀察成效低落的人,分析他們問題出在何處,發現他們習慣先進行自己「擅長(喜歡)的事」。

後來我對於煩惱毫無成果的人,總是建議他們不要先做自己「擅長的事」,而是應從「該做的事」開始。

「擅長(喜歡)的事/不擅長(討厭)的事 ╳ 該做的事/可以延後的事」以這兩條軸線進行分類,大多數人會先從「擅長、該做的事」(A)開始著手。如果接著選擇「不擅長、該做的事」(B)倒是還好,但許多人會開始做「擅長、可以延後的事」(C)。

以「擅長與否」決定優先順序的人,時常猛然發現自己累積了不少B。直到期限逼近,最後心不甘情不願地動手時,剛好有突發工作來攪局,於是手忙腳亂、完全無法趕上。

高效工作者會從B著手。雖然A與B都是「該做的事」,不過因為自己擅長的A工作能心情愉悅地進行,通常也會一如預期在短時間內有效率地完成。一開始先處理不擅長的B,確保之後也能從容不迫。

內圖

因為比起擅長的事,做不擅長的事有時得問人或查資料,通常遠比預料中更花時間。若這個工作還是自己沒經驗的領域,有時根本不曉得到底會花多久。換言之,估算所需時間容易有誤差。

不擅長或不太有經驗的工作如果擱置不管,直到期限逼近才開始動手,一定會手忙腳亂:「沒想到這麼花時間!」為了避免這種狀況,重點在於當必須做不擅長的工作的那一刻,馬上試著動手。稍微實際了解狀況之後,就能預測大概得花多久時間。只要小小嘗試,估算所需時間就不會大幅失準。

一開始不必非得將工作做到完美。先開始動手做,在期限前聽取他人的建議,同時研究如何提高工作精確度。

時間管理並非「省時主義」,好好享受生活反而能提高工作效率

高效工作者總是能有效率地進行工作,但從某些角度看來,他有時運用時間的方式乍看之下似乎繞遠路,這是因為工作的本質在於「獲得成果」。

而效率化則未必與工作成果呈正比。

完成工作的「作業」愈早結束愈好,至於提高工作價值的「價業」經常能帶來重大成果──如乍看繞遠路的事前準備與事前研究,和關鍵人物協商(交涉)。

比方說,工作效率愈高的人愈常手寫謝函,或經常邀後輩去喝一杯。這些時間或許看似沒效率,但與工作對象建立圓滿的人際關係,將大幅影響工作成果。

凡事都以「省時主義」純粹追求效率,便無法獲得對方信任,或許對方也不會想再和你共事。

此外,高效工作者最大的特點是私生活很充實。可以好好休假,把時間用在興趣與旅行的人,一定是高效工作者。

從公司外面的世界獲得的知識與豐富觀點,也會為工作帶來刺激。在這個時代,無法對應多樣性將讓自己置身於險境。真正「能幹」的人,他們知道工作以外的時間,不僅能豐富人生,最終也會回饋到自己的工作上。

(本文摘自理央周著,《精準取捨:避開90%時間陷阱的高效工作術》,一起來出版出版)

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2020/12/15

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