別把行事曆塞滿！專家：每週留1天給自己，花時間做「價業」而非作業

文／理央周 圖片來源／Shutterstock

編按：想做的事很多，但時間有限怎麼辦？日本商戰顧問理央周提醒，想讓時間發揮最大效益，應該避免滿足於把行事曆全部填滿；相反的，每週保留一天「給自己的時間」，用來從事需要思考、規劃的作業，才是聰明運用時間的方式。寫待辦清單也有助於完成夢想，但這樣還不夠，專家提醒，待辦清單旁邊，加上2個重點，更容易掌握時間。

怎麼輕鬆管理時間？3個要點，讓時間發揮最大價值

1. 每週保留一天給自己，從事需要思考的策略工作

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」（會帶來價值的工作），只要確認行事曆便可得知。行事曆被預定塞滿的人可得注意。

工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間，但行事曆塞滿的人很可能排不出空檔。請注意，不能滿足於「塞滿行事曆」。

能創造新價值的工作，並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。

比方說，我在擬定客戶下一期行銷策略，或我新書的主題時，需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中，就必須集中精神，絕不會外出辦事。不過，如果行事曆充滿了與客戶的預定行程，或是與出版社的商洽，就沒有時間創造有價值的工作。

盡量每週留兩天，至少也得每週一天的空檔，才能確保自己專注於「價業」的時間，而不是只被「作業」追著跑。

不只當日的行程，養成習慣檢視一星期、一個月的行事曆也是非常重要的事。一次檢視一個月，問自己「是否排得太滿？」這個確認習慣至關重要。另外，到了週末或月底，也可以再次檢視下一週（下個月）的行程，如此一來能及早並有效發現哪些行程忘了，或哪些行程重複了，可謂一舉兩得。

如果想要有完全沒有行程、能靜下心來面對「價業」的一天，必然是將行程集中在某些有安排的日子裡。

比方說，假如客戶希望調整會議的預定日，那通常會有幾個時段能選擇。這時不應挑選沒有排行程的日子，而應該排在原本就有計畫的日子裡的其他時段。

行事曆上的空檔盡量不排行程，更能抽出時間經營「價業」。

假如你總是以「與別人」的行程為優先，而時常忘了留給自己靜下心思考，或創造價值的時間，那就安排「與自己」的行程。

像我會在行事曆上寫下「思考行銷策略」、「擬定下一本書的企畫」等，安排與自己的計畫。只要在行事曆排定這些時間，就能防止之後插入預定。排定之後，除非情況萬不得已，否則不要改動已經排定的行程。

定期確認每一天的預定，確保從事自己「價業」的時間吧。

2. 待辦事項清單需註明「截止期限」和「所需時間」

「這件工作要花多少時間才能完成？」

「今天幾點可以結束工作？」

面對這些問題，低效工作者會含糊回答：「這個……要動手做才知道。」相對地，高效工作者則會明確回答：「十號中午前可以讓您過目。」「今天晚上6點就能離開公司。」

之所以有此差異，理由之一在於待辦事項清單的寫法。

高效工作者工作時不會拖拖拉拉。他會估計每一項作業所需要的時間。就像是沒有預算就無法實行計畫，而不知道所需時間的話就無法有效率地工作。

工作時必須確實記下待辦事項清單。不過，只寫了「應辦事項」的清單並不完整。

首先，清楚寫下「須做到何時」的期限是重點。沒有截止日期的工作總是會被一再擱置，這就是人性。

假如有期限不明，遲遲未有進展的工作，不如先與該工作相關人員安排會面。知道了期限，工作才會有優先順序，也才能推動之前未有進展的計畫。

此外，高效工作者會在清單上估計所需時間。例如寫出「10號截止，資料最後確認（30分鐘）」。如此一來，就能掌握時間的運用方式，最後再分析與預期有差異的原因，並於下一次活用，妥善控管時間與工作。

待辦清單可以數位管理，也可以傳統（手寫）管理，只要適合自己哪一種都可以。

為了重複確認行程是否有遺漏，數位、傳統並用也是個方法。

職場上總是會碰到突然的客户問題、主管交辦事項等「突發工作」。沒有習慣估算「所需工作時間」的人，一旦插入這些意料之外的工作，馬上就會在「時間管理」上出現破綻，結果加班到深夜，假日也得上班，甚至必須把工作帶回家。

高效工作者每一天擬定行程時，會預留1小時的預備時間，以便能對應這些突發工作。他的想法不是「只要一切順利就可以來得及」，而是「就算出問題我也來得及」。

想要如此確保預留的時間，請確實估算每一項待辦事項的所需時間。

工作速度的差異也會呈現在待辦清單上。不只是「期限」，「所需時間」也要寫明。藉此確保預留時間，便有餘裕能夠處理突發工作。

3. 優先處理「不喜歡但必須做」的待辦事項

待辦清單寫好之後，還要安排優先順序，決定每項工作的順位，以及何時開始。

在我還是公司職員時，我試著觀察成效低落的人，分析他們問題出在何處，發現他們習慣先進行自己「擅長（喜歡）的事」。

後來我對於煩惱毫無成果的人，總是建議他們不要先做自己「擅長的事」，而是應從「該做的事」開始。

「擅長（喜歡）的事／不擅長（討厭）的事 ╳ 該做的事／可以延後的事」以這兩條軸線進行分類，大多數人會先從「擅長、該做的事」（A）開始著手。如果接著選擇「不擅長、該做的事」（B）倒是還好，但許多人會開始做「擅長、可以延後的事」（C）。

以「擅長與否」決定優先順序的人，時常猛然發現自己累積了不少B。直到期限逼近，最後心不甘情不願地動手時，剛好有突發工作來攪局，於是手忙腳亂、完全無法趕上。

高效工作者會從B著手。雖然A與B都是「該做的事」，不過因為自己擅長的A工作能心情愉悅地進行，通常也會一如預期在短時間內有效率地完成。一開始先處理不擅長的B，確保之後也能從容不迫。

因為比起擅長的事，做不擅長的事有時得問人或查資料，通常遠比預料中更花時間。若這個工作還是自己沒經驗的領域，有時根本不曉得到底會花多久。換言之，估算所需時間容易有誤差。

不擅長或不太有經驗的工作如果擱置不管，直到期限逼近才開始動手，一定會手忙腳亂：「沒想到這麼花時間！」為了避免這種狀況，重點在於當必須做不擅長的工作的那一刻，馬上試著動手。稍微實際了解狀況之後，就能預測大概得花多久時間。只要小小嘗試，估算所需時間就不會大幅失準。

一開始不必非得將工作做到完美。先開始動手做，在期限前聽取他人的建議，同時研究如何提高工作精確度。

時間管理並非「省時主義」，好好享受生活反而能提高工作效率

高效工作者總是能有效率地進行工作，但從某些角度看來，他有時運用時間的方式乍看之下似乎繞遠路，這是因為工作的本質在於「獲得成果」。

而效率化則未必與工作成果呈正比。

完成工作的「作業」愈早結束愈好，至於提高工作價值的「價業」經常能帶來重大成果──如乍看繞遠路的事前準備與事前研究，和關鍵人物協商（交涉）。

比方說，工作效率愈高的人愈常手寫謝函，或經常邀後輩去喝一杯。這些時間或許看似沒效率，但與工作對象建立圓滿的人際關係，將大幅影響工作成果。

凡事都以「省時主義」純粹追求效率，便無法獲得對方信任，或許對方也不會想再和你共事。

此外，高效工作者最大的特點是私生活很充實。可以好好休假，把時間用在興趣與旅行的人，一定是高效工作者。

從公司外面的世界獲得的知識與豐富觀點，也會為工作帶來刺激。在這個時代，無法對應多樣性將讓自己置身於險境。真正「能幹」的人，他們知道工作以外的時間，不僅能豐富人生，最終也會回饋到自己的工作上。

（本文摘自理央周著，《精準取捨：避開90％時間陷阱的高效工作術》，一起來出版出版）

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2020/12/15

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